Как работает электронный документооборот с ПФР? Разбираем его плюсы и минусы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как работает электронный документооборот с ПФР? Разбираем его плюсы и минусы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Список рекомендованных уполномоченных операторов ЭДО, оказывающих услуги по представлению отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в ПФР невелик, в нем на конец мая 2022 года числилось 9 операторов ЭДО. При этом список постоянно меняется ввиду принятия новых законов и положений.

Существует два варианта обращения в ПФР с заявлением о желании перейти с фондом на электронное взаимодействие.

1. Передать документы в ПФР лично.
2. Отправить документы в электронном виде через Интернет.

Какие документы для подключения предоставляются в территориальные Управления ПФР при личном визите:

• Заявление на ЭДО с ПФР.
• Соглашение на ЭДО с ПФР. Соглашение об обмене электронными документами с ПФР нужно подготовить в двух экземплярах. Один экземпляр останется в ПФР, второй выдадут страхователю на руки за подписью ответственного сотрудника фонда.

Документы со стороны компании подписываются руководителем и заверяются печатью. Если оформлением документации с ПФР занимается назначенный за ЭДО ответственный, то на него потребуется доверенность.

Какие документы для подключения предоставляются в электронном виде:

• Заявление по форме ЗПЭД.

Назначение и правовое регулирование электронного документооборота с ПФР

Суть системы заключается в том, что сведения о застрахованных лицах, расчеты страховых взносов и другие данные, предаваемые страхователем в ПФР, направляются в территориальный орган ПФР в электронном виде по каналам связи, таким же способом из ПФР приходит квитанция о доставке документа и протокол контроля. В случае наличия в протоколе контроля информации об ошибках, процедура повторяется после устранения ошибок.

Для обеспечения конфиденциальности передаваемой информации, документы шифруются с помощью специализированного криптографического программного обеспечения.

Для обеспечения достоверности передаваемой информации, каждый документ подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП) руководителем организации.

Среди многих несомненных преимуществ использования страхователями СЭД по сравнению с традиционным порядком сдачи отчетности, можно выделить одно: бухгалтеру не нужно лично являться в территориальный орган ПФР, отчетность может быть направлена с рабочего места бухгалтера в любой день, в любое время суток.

СЭД организована в соответствии с распоряжением Правления Пенсионного Фонда РФ от 11.10.2007 № 190 «О внедрении защищенного электронного документооборота в системе индивидуального (персонифицированного) учета для целей обязательного пенсионного страхования» (далее — Распоряжение) в территориальных органах ПФР.

Распоряжением также утверждены документы, регламентирующие порядок работы СЭД:

• Технология обмена документами индивидуального (персонифицированного) учета страховых взносов по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота ПФ РФ;
• Регламент обмена документами индивидуального (персонифицированного) учета страховых взносов по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота Пенсионного фонда РФ с внешними организациями;
• Протокол обмена документами индивидуального (персонифицированного) учета страховых взносов по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота ПФ РФ;
• Регламент обеспечения безопасности информации при защищенном обмене электронными документами в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации по телекоммуникационным каналам связи.

Кроме собственно страхователя и территориального органа ПФР участниками Системы защищенного электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи являются: Удостоверяющий центр — организационно-технический комплекс, осуществляющий выполнение целевых функций Удостоверяющего центра в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», оказывающий услуги по поставке и сопровождению криптографического ПО и поддержке транспортного сервера и имеющие доверительные отношения с УЦ ПФР или оператор связи; Удостоверяющий центр ПФР.

Обмен электронными документами с ПФР

Переходя на электронный документооборот, страхователь получает ряд следующих преимуществ:

1. Гарантия конфиденциальности передаваемой информации.
2. Повышение скорости работы, так как система дает возможность отправлять отчетность в любой день и любое время.
3. Экономия времени бухгалтера, поскольку пропадает необходимость посещать Пенсионный фонд.
4. Возможность проверки отчетности до отправки в фонд, что позволяет передавать отчеты с первого раза.
5. Возможность оперативно исправлять ошибки, найденные органами ПФР в отчетах.
6. При отправке документов страхователь электронно получает информацию о приеме отчетности, и результатах ее проверки.
7. Возможность создания в организации архивов в электронном формате по всему документообороту с органами ПФР.

Для предоставления отчетности в электронном виде требуется электронная подпись (ЭП) руководителя организации. Использование ЭП лицом, которое не является ее владельцем, недопустимо.

Регионы, где нужно только заявление на подключение к электронному документообороту (ЗПЭД)

С середины 2020 года пенсионный фонд переходит на новый приёмный комплекс. Вот список регионов, где понадобится одно-единственное заявление в электронном виде:

• 03 Республика Бурятия
• 20 Чеченская Республика,
• 23 Краснодарский край,
• 27 Хабаровский край,
• 32 Брянская область,
• 35 Вологодская область,
• 45 Курганская область,
• 47 Ленинградская область,
• 50 Московская область,
• 58 Пензенская область,
• 59 Пермский край,
• 63 Самарская область,
• 64 Саратовская область,
• 71 (081-) Тульская область,
• 72 Тюменская область,
• 77 Москва,
• 78 Санкт-Петербург,
• 86 Ханты-Мансийский автономный округ — Югра.

Выполните в Эльбе задачу «Отправить заявление в ПФР, чтобы сдавать СЗВ-ТД в электронном виде». Этого будет достаточно.

Как подключить ЭДО в 2023 году

• Изучить схему бумажного документооборота и перевести её в электронный формат.

Нужно оценить количество задействованных сотрудников, определить, кто имеет право подписи, где возникают задержки документов и на каком этапе работа с нужным документом. Это поможет ответственным за документацию видеть, где находится документ и предотвратить его утерю или задержку.

• Подготовить необходимую локальную документацию.

В частности, положение о переходе на электронный документооборот и регламент ЭДО, описывающий правила работы с электронными документами, порядок доступа к системе электронного документооборота и др.

• Получить электронную подпись для сотрудников, которые будут подписывать электронные документы.

Если руководитель ещё не получил подпись, он должен обратиться в удостоверяющий центр ФНС или её доверенных лиц. Остальные сотрудники могут получить свои подписи в аккредитованном УЦ.

• Определиться с выбором системы ЭДО.

Необходимо выбрать техническое решение. Например, онлайн-сервис для работы с небольшим количеством документов документами (не более 100 в месяц) или интеграцию ЭДО в учётную систему компании, если объём документов большой.

• Выбрать оператора ЭДО.

Уточните у контрагентов, с какими операторами они уже работают, чтобы выбрать наиболее подходящего оператора для вашей компании.

Порядок подключения страхователя к электронному документообороту ПФР

Плюсы электронного документооборота (ЭД) с ПФР очевидны:

• вам не нужно лично посещать территориальный орган ПФР;
• система ЭД позволяет оперативно исправлять выявленные в отчетности ошибки;
• иные преимущества (обеспечение конфиденциальности передаваемой информации, возможность формирования на предприятии электронного архива всего документооборота с ПФР и др.).

Чтобы подключиться к ЭД, необходимо оформить с ПФР Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.

Кроме того, для организации ЭД вам понадобится:

• установить необходимое программное обеспечение (для формирования отчетов по установленным формам, криптографическое программное обеспечение);
• воспользоваться услугами удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей электронной подписи для ЭД ПФР;
• назначить ответственное за организацию ЭД с ПФР лицо на вашем предприятии.

Процедура заключения договора об электронном документообороте с ПФР

Чтобы подписать соглашение об обмене документами в электронном формате с ПФР, организация должна подготовить следующий пакет бумаг:

• Заявка в ПФР на подключение к отчетности в электронном виде. Данный документ должен быть составлен в трех экземплярах.
• Соглашение об ЭДО на бланке 2018 года. Бланк можно скачать на официальной веб-странице Пенсионного фонда. Соглашение должно быть составлено в двух экземплярах. Один следует хранить предприятию-заявителю, а второй остается в Пенсионном фонде.
• Доверенность в случае, если документы оформляются не руководителем, а другим специалистом (главбух, юрист). Эта бумага составляется в свободной форме и должна быть заверена подписью руководства и печатью компании.

Указанные документы передаются в подразделение ПФР, расположенное по месту нахождения организации. Специалист, отвечающий за организацию обмена электронными документами, должен принять весь пакет документации и зарегистрировать его. Представитель организации сразу получает информацию о дате и номере соглашения, которые впоследствии могут использоваться при передаче отчетности. Оригинал соглашения выдается позднее — после его подписания второй стороной (ПФР).

Помимо вышеуказанных документов для того, чтобы организовать обмен электронными документами с ПФР, необходимо:

• установить ПО, соответствующее оптимальной организации электронного документооборота;
• заключить договор с удостоверяющим центром на формирование и поддержку сертификатов ключей электронной подписи;
• назначить ответственного исполнителя за подписание соглашения об обмене электронными документами с ПФР и за дальнейшее обеспечение правильного документооборота.

На сегодняшний день сдавать отчетность в электронном формате обязаны работодатели, среднесписочная численность работников которых составляет более 25 человек. Но фондом приветствуется инициатива на подключение электронного документооборота с ПФР и со стороны прочих компаний и ИП вне зависимости от численности сотрудников.

Как отправлять отчеты после подписания документов

После оформления необходимых документов организации вправе подавать отчеты. Для этого используются специальные инструменты и системы удостоверяющих центров.

Так, отчетность подается за подписью сертификата ЭЦП. Как правило, электронную подпись проставляет руководитель организации. Однако соответствующее право может быть предоставлено и главному бухгалтеру, на которого должен быть оформлен сертификат ЭЦП. Кроме этого, если отчетность будет подписана не руководителем, а сотрудником, то к соглашению между ПФР и организацией в обязательном порядке должна быть приложена доверенность.

Удостоверяющих центров довольно много и организация вправе выбрать любой из них, который имеет соответствующую аккредитацию. Среди них особо следует выделить систему СБИС, предпочтение которой отдали десятки тысяч пользователей.

При помощи системы СБИС организации могут формировать и подавать документы электронной отчетности в любые государственные органы, в том числе и в Пенсионный фонд.

В данной системе реализованы следующие возможности:

• подача отчетов по установленным формам;
• оформление пенсии сотрудникам;
• отправка писем в ПФР;
• сверка данных с ПФР.

Важно! После заключения соглашения для начала работы со СБИС необходимо добавить сведения о документе в систему. К ним относятся дата заключения соглашения и его номер. При невыполнении данного условия система не сможет отправить документы в ПФР.

Преимущества электронного документооборота

С каждым годом увеличивается число компаний, применяющий документооборот для внутренних целей, а также в части взаимодействия с контрагентами и контролирующими органами. Рост интереса к электронному обмену документами объясняется рядом преимуществ:

• скорость обмена данными – адресат получает документ или информацию в течение нескольких секунд после ее отправки;
• снижение расходов – компания не несет расходы на отправку документов почтой, также снижаются трудовые затраты на посещение контрагента (контролирующего органа) для передачи документов;
• удобство использования – при наличии необходимых доступов, документ могут одновременно просматривать, редактировать, согласовывать несколько лиц.

Основанием для внедрения внутреннего документооборота на предприятии является локальный нормативный акт, в котором утверждается сфера использования электронных документов (применение внутри компании, обмен информацией с контрагентами, подача отчетности в контролирующие органы), а также определяется алгоритм и методика обмена электронной информацией.

По каким критериям выбрать оператора ЭДО

Электронный документооборот обеспечивает обмен данными внутри компании, между компанией и ее контрагентами, а также между компанией и контролирующими органами. С чего начать процесс внедрения ЭДО.

Алгоритм такой: нужно выбрать систему и оператора ЭДО, получить электронную подпись, заключить договор с оператором, подписать заявление и соглашение на ЭДО с контролирующим органом, договориться с контрагентами.

Топ-10 параметров для внимательного выбора системы электронного документооборота:

• Безопасность.
• Удобство.
• Интеграция с другими системами.
• Роуминг данных.
• Опыт, количество клиентов.
• Отзывы клиентов.
• Наличие смежных сервисов.
• Техническая поддержка.
• Тарифы.
• Возможность протестировать систему (демо-доступ).

Подключение к оператору ЭДО происходит как правило через заявку, заполненную на сайте оператора или через личный контакт со специалистом. Необходимо изложить все задачи, которые вы хотите решить с помощью ЭДО, выбрать подходящий тариф и заключить договор с оператором ЭДО.

Помощь в заполнении документов

Заявление на электронный документооборот с ПФР заполняется в электронном формате. Недавно система «1С:Предприятие 8» получила новый модуль, который позволяет быстро и удобно обрабатывать всю подготовленную для отчетности информацию. На примере данной системы попробуем разобраться, как найти и заполнить важнейший для подключения к СЭД документ.

Находим справочник, который содержит основные сведения о существующих на территории Российской Федерации организаций, которые подключают страхователей к системе электронного документооборота. Выбираем наиболее понравившуюся нам организацию и тариф по услуге. Переходим на вкладку на странице под названием «Документооборот». Нажимаем на кнопку «заявление об обмене электронными документами ПФР».

Как зарегистрироваться: заявление

Для регистрации в системе электронного документооборота ПФР страхователи направляют заявление на подключение к этой системе. Оно должно содержать:

• регистрационный номер в ПФР;
• регистрационный номер оператора электронного документооборота;
• наименование страхователя в ПФР – юридического лица, оператора;
• Ф.И.О. (при наличии) страхователя – физического лица;
• сведения об адресе (месте нахождения) оператора;
• контактный телефон и адрес электронной почты оператора;
• страховой номер индивидуального лицевого счета (ИЛС) страхователя;
• ИНН;
• КПП;
• сведения о представителе по доверенности.

ПФР в течение 2-х рабочих дней после получения заявления на подключение направляет уведомление о результате его рассмотрения с отметкой об удовлетворении или об отказе.

Всех этих сложностей при работе с первичкой не будет, если внедрить электронный обмен с контрагентами

Ответственность и контроль за финансовым документопотоком в компании лежит на плечах бухгалтеров. Они выставляют исходящие документы и следят за их возвратом, заводят входящие в учетную систему, согласовывают с руководителем и передают на хранение в архив. Если в организации внутренний и внешний документооборот не цифровизирован, бухгалтеры сталкиваются со сложностями:

• тратят много сил на обработку входящих документов: такая проблема возникает, если сотрудники заносят документы в учетную систему вручную. На обработку одной товарной накладной, в которой более 100 номенклатурных позиций, может уйти несколько часов;

• подолгу ждут согласования: руководители часто находятся в командировках или на встречах, что затягивает утверждение финансово-хозяйственных и договорных документов;

• отвлекаются на частые переключения между интерфейсами разных систем: ежедневно сотрудники работают в ERP-системе, СЭД, сервисах обмена. Если между программами нет интеграции, информацию приходится дублировать в каждую из них;

• вынуждены мириться с низким KPI: если ключевые показатели отдела завязаны на своевременном утверждении документов или наличии оригиналов, то их долгое согласование и обработка могут отразиться на зарплате сотрудников;

• рискуют получить штраф: специалисты тратят много времени на поиск документов в архиве. При получении требования от контролирующего органа бухгалтеру дается 10 дней на подготовку отчетности. Но если документ утерян, то задача становится практически невыполнимой.

Согласование ПУД по типовому маршруту внутри компании

В крупных компаниях согласование первичных документов представляет собой сложный маршрут с привлечением большого числа сотрудников. Реализовать такой процесс только в сервисе ЭДО затруднительно. С этой задачей справится система электронного документооборота (СЭД).

В системе можно настроить именно те маршруты согласования, которые характерны для компании. Сотрудникам не придется задумываться, кому отправлять документ после обработки. Система самостоятельно определит, по какому маршруту отправить первичку, учитывая регламенты организации и параметры данных, например, ограничения по сумме, ответственного за контрагента и т.д.

Например, в системе Directum RX Intelligence формализованные документы можно открывать и удобно просматривать в PDF-формате – пользователь сразу видит информацию о подписантах. Также система автоматически подставляет договор в задачу, если в первичном документе указан его номер.

Сложности перехода на ЭДО

Не все организации могут перейти на ЭДО прямо сейчас. На это влияют несколько факторов.

• Недостаток знаний по работе с электронными документами у ответственных сотрудников. Они должны самостоятельно заполнять электронные документы, а значит, быть подкованными в вопросах оформления и законодательства.
• Пробелы в организационной дисциплине сотрудников;
• Ограниченный бюджет. Этот момент касается организаций госсектора, бюджет которых не предполагает существенных трат на обновление и настройку программных продуктов для ЭДО, а также покупку специального оборудования для организации электронного архива документов.

Похожие записи:

• Как перевести земли сельхозназначения под снт
• Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь
• Образцы Ношения Формы Дпс Гибдд 2020