Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление подписи в документах». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По отношению к уставу корректнее говорить не о подписании, как это часто встречается. В п. 1 ст. 52 ГК РФ сказано, что уставы утверждаются участниками (учредителями) юридических лиц. В ООО это делается в рамках общего собрания его участников (далее — ОСУ) (см. подп. 2 п. 2 ст. 33 закона № 14-ФЗ).
Устав считается утвержденным, если участники общества проголосовали по этому вопросу единогласно (п. 3 ст. 11 закона № 14-ФЗ). Решение об утверждении устава должно быть отражено в протоколе ОСУ, который подписывается участниками.
А вот о том, кто должен поставить свою подпись на уставе (и должен ли), законодательство ничего не говорит. Как правило, на лицевой стороне устава проставляется гриф «Утверждаю», в котором подпись ставит председатель ОСУ, а в некоторых случаях еще и секретарь ОСУ. Как показывает практика, для налоговой этого достаточно. Если участник 1, то он и ставит подпись в этом грифе.
Возможно проставление подписей на уставе всеми участниками ООО. Но если их много, то это может быть затруднительно.
Если учредителем общества является организация, то от ее имени устав создаваемого ООО подписывает руководитель этой организации.
Документы о полномочиях лица, подписывающего договор
Если договор будет подписывать генеральный директор, запросите решение о назначении его на должность либо протокол об избрании его на должность. Чтобы подтвердить свои полномочия директор может предъявить вам выписку из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ).
Детали: обратите внимание на полномочия директора, например, чтобы они не были ограничены какой-либо суммой, в противном случае — заключение сделки могут признать недействительной (в соответствии со ст. 174 ГК РФ). Обратите внимание и на срок, на который назначен/избран генеральный директор.
Если договор будет подписывать иное лицо, то запросите (помимо выше названных документов) копию доверенности о его праве на подписание договора. Обратите внимание на то, что в доверенности должна стоять дата ее совершения. Если даты нет, документ могут счесть недействительным (в соответствии с п.1 ст.186 ГК РФ). Есть в доверенности и еще один важный реквизит — срок действия. Если срок не прописан, то доверенность действует в течение года со дня ее совершения. Доверенность обязательно должна быть заверена: либо нотариусом, либо руководителем организации/иного уполномоченного на то сотрудника.
Если договор будет подписывать сотрудник организации, то запросите доверенность, которую ему должны выдать в порядке передоверия руководителем юридического лица/его филиала. Учтите, что налоговая признает вашу сторону договора добросовестной только, если вы проверите доверенности (первоначальную или выданную в порядке передоверия).
Если в обществе с ограниченной ответственностью изменились какие-либо данные, содержащиеся в уставе, оставлять основной документ компании в прежнем виде нельзя. Изменения обязательно должны быть внесены, причем незамедлительно и в одном из допустимых законом форматов.
Вот, как можно оформить нововведения в учредительный документ ООО:
- Лист изменений. Он принимается, когда изменения немасштабные и нет смысла готовить и печатать новый устав. Например, компания добавляет к имеющимся кодам ОКВЭД новый вид деятельности. Или в общество вступает один новый участник. Лист будет неотъемлемой частью действующего устава, приложением к нему. А измененные пункты будут работать в том виде, как они указаны в листе, а не в уставе.
- Новая редакция устава ООО. Есть смысл оформлять абсолютно новый документ, который полностью заменит прежний, когда изменений много. Такое случается, когда в компании меняется состав учредителей, и они решают кардинально реформировать политику работы ООО.
- Типовой устав. Это особый и не часто встречающийся вариант. Напомним, что 36 вариантов ТУ начали действовать с конца 2020 года. Эти уставы разработаны Министерством экономического развития, их текст нельзя изменить, он включает только основные законодательные положения о работе ООО в разных вариациях. После перехода на ТУ прежний устав, индивидуально разработанный, перестает действовать.
О перечне документов необходимых для свидетельствования подлинности подписи на заявлении о внесении изменений в учредительные документы и присутствия при этом иных лиц?
Ответ
В соответствии с Приказом Федеральной Налоговой Службы от
Учитывая требования Методических рекомендаций по применению ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» при обращении к нотариусу руководителя исполнительного органа за свидетельствованием подлинности подписи на заявлении в регистрирующий орган нотариус должен проверить правоспособность данного юридического лица и полномочия представителя.
Правоспособность юридического лица нотариус проверяет на основании подлинных документов, подтверждающих создание и государственную регистрацию юридического лица, созданного до 1 июля 2002 г., либо подтверждающих внесение сведений о юридическом лице в ЕГРЮЛ, если юридическое лицо создано после 1 июля 2002 г., а равно если юридическое лицо прошло процедуру внесения сведений в ЕГРЮЛ. Документами, подтверждающими право- и дееспособность юридического лица и внесение сведений о юридическом лице в государственный реестр, являются:
- устав или положение;
- свидетельство о государственной регистрации юридического лица;
- свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ;
- свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 г.;
- выписка из ЕГРЮЛ (действительна не менее трех дней с момента выдачи).
Полномочия представителя юридического лица, вытекающие из учредительных документов последнего, либо основанные на законе, решении судебного органа или органа исполнительной власти, местного самоуправления, проверяются на основании подлинных документов:
- устава (проверяется срок полномочий представителя, наименование его должности и порядок избрания);
- протокола собрания участников (учредителей, членов, пайщиков) об избрании руководителя;
- решения арбитражного суда о назначении конкурсного управляющего (проверяются сроки полномочий);
- приказа о принятии на работу или трудовой контракт (прошедший регистрацию в налоговом органе)
и т. д.
Присутствие у нотариуса лиц кроме заявителя прямо законодательством не предусмотрено, вместе с тем, нотариус в целях установления бесспорности факта смены руководителя, предложить явиться всем участникам собрания, или прежнему руководителю, в случае, когда подписи на протоколе нотариально не засвидетельствованы.
Подписание первичных документов по доверенности
Таким образом, если компании необходимо наделить гражданина правом подписи первичных документов, необходимо:
- выдать от компании (в лице ее гендиректора) доверенность на право подписи первичных документов за соответствующих должностных лиц;
- обозначить в отдельном договоре поручения обязанность гражданина своевременно передавать документы для регистрации в регистрах бухучета, а также его ответственность за достоверность передаваемых данных.
«ООО «Людмила» в лице генерального директора Назарова Д.В., действующего на основании устава, настоящей доверенностью предоставляет учредителю общества с ограниченной ответственностью «Людмила» Волниной Дарье Владимировне (необходимо указать полностью паспортные данные и место проживания) право подписи договоров (соглашений, контрактов).
Доверенность выдана на срок со 2 сентября 2016 до 2 сентября 2017 года.».
Далее идет образец подписи доверенного лица и подпись генерального директора.
Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:
- учредительные документы организации;
- должностная инструкция;
- локальные нормативные акты;
- приказ;
- распоряжение;
- доверенность.
Юридическая значимость
Подпись на документе придает юридическую ценность обычному листу бумаги. Как правило, он располагается под основным текстом и используется как одна из обязательных деталей. Если бы мы оценили важность всех необходимых атрибутов документа, то в первую очередь, несомненно, ориентировались бы на печать, подпись или какой-либо другой элемент заверения. В конце концов, это всего лишь несколько символов, которые делают документ на простом листе бумаги юридически значимым.
В свете рассматриваемого вопроса необходимо рассмотреть такое понятие, как право подписи. Это означает авторитет всех должностных лиц, которые имеют возможность лично опечатать или опечатать документ. Обратите внимание, что только куратор, полномочия которого указаны в должностной инструкции, может подписывать и опечатывать юридически значимые документы. Эти правила, как правило, содержатся в должностных инструкциях соответствующих лиц, организационных положениях и других учредительных документах. Также начальник может отдать приказ о делегировании права подписи.
Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ).
Организации заверяют копии в следующих ситуациях:
- для предоставления контрактов, накладных, учредительных документов, свидетельства о праве собственности и др. сторонним компаниям и государственным органам;
- для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
- для предоставления справок и выписок сотрудникам в связи с их трудовой деятельностью.
Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).
Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:
- налоговые инспекции;
- Пенсионный фонд;
- Фонд социального страхования;
- банки и микрофинансовые организации;
- надзорные органы (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Трудовая инспекция и т.д.);
- судебные инстанции.
Какие учредительные документы нужны ООО в работе
В процессе деятельности организация взаимодействует со множеством лиц: партнерами по бизнесу, контрагентами, инвесторами, проверяющими и контролирующими органами.
Все они в определенный момент времени запрашивают документы, содержащие детальную информацию об осуществляемой организацией деятельности, лицах, входящих в состав учредителей, генеральном директоре и т.д. В уставе перечисленных сведений нет. Он не содержит информации о кодах ОКВЭД, паспортных данных и ФИО учредителей и руководителя. Эти сведения можно получить из регистрационных и внутренних документов организации, называемых также учредительными.
Что же такое учредительные документы в общем смысле этого слова? Какие документы определяют деятельность организации и лиц, действующих от ее имени?
Учредительные документы ООО, с практической точки зрения, — это бумаги, содержащие основополагающую информацию о самой компании, лицах ее учредивших и управляющих ею, о кодах ОКВЭД, юридическом адресе и т.д.
Реквизиты бланка приказа
Герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации, а также эмблема (товарный знак, знак обслуживания) организации оформляются на верхнем поле документа независимо от того, какое расположение бланка распорядительного документа используется в компании: продольное или угловое. В новом ГОСТ герб / эмблема всегда центрируется по отношению к наименованию организации-автора. См. Примеры 1-3.
Наименование организации – автора документа на бланке приказа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах и, соответственно, в ЕГРЮЛ. Под официальным полным наименованием организации в скобках указывается ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено учредительными документами. См. Пример 1 и Рисунок В.7 в ГОСТ 7.0.97-2016.
Реквизит «отметка об исполнителе» в приказах оформлять не принято, однако и не запрещено (в т.ч. новым ГОСТ Р 7.0.97-2016). Фамилия, инициалы и подпись ответственного исполнителя, подготовившего проект приказа, проставляются в первой визе согласования приказа. Однако сотрудникам-исполнителям может потребоваться консультация именно того коллеги, кто работал над текстом приказа, а лист согласования документа им не рассылался (если визы собирались не на самом документе), поэтому проставление в приказе отметки об исполнителе автор статьи считает оправданным.
При ее оформлении самая распространенная ошибка – включение в нее сокращения «Исп.» или слова «Исполнитель». Этого делать не нужно, т.к. названия реквизитов не указывают при их оформлении на документах.
В соответствии с п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка об исполнителе оформляется под реквизитом «подпись» с левой стороны листа. В новом стандарте данная отметка дополнена элементами (они указываются по желанию организации, образец показан в Примере 30 и отмечен «2»):
- наименование должности,
- структурного подразделения и
- электронного адреса исполнителя.
На приказах может проставляться в правом верхнем углу отметка о контроле (отмечено «1» там же). Снятие с контроля и направление документа в дело оформляется отметкой о направлении документа в дело («3» там же).
После подписания приказ передается в службу делопроизводства для регистрации, рассылки по исполнителям и их ознакомления, а также подшивки подлинника документа в дело.
Если ознакомление с приказом происходит непосредственно на документе, то отметка об ознакомлении2 оформляется на лицевой или оборотной стороне и может выглядеть (единых требований нет) как в Примерах 28 и 30 (см. «4»).
Создание видимой электронной подписи в microsoft office word и excel с использованием “криптопро office signature”
1. Добавление строки подписи
- в поле Предложенный подписывающий вводится ФИО подписывающего,
- в поле Должность предложенного подписывающего – название должности подписывающего,
- в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего – адрес электронной почты подписывающего,
- в поле Инструкции для подписывающего можно ввести рекомендации или требования для подписывающего. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором подписывающий будет ставить подпись,
- для разрешения самому подписывающему добавления комментариев в процессе создания подписи установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечанияв окне подписи,
- для отображения даты подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.
Как правильно писать врио и и.о. в документах
Существующее в делопроизводстве разделение на «врио» и «и.о.» весьма условно. Ведь и в том и в другом случае обязанности выполняются временно.
Однако общепринято, что перед должностью лица, исполняющего обязанности директора на время его отпуска или болезни пишется «врио». А для отражения факта открытой руководящей вакансии используется сокращение «и.о.». Есть и отличия в их написании.
При временной передаче руководящих функций и права подписи самим гендиректором, уполномоченное лицо может использовать два варианта оформления подписи:
- так и писать врио директора А.Б. Петров;
- использовать наименование собственной должности — первый заместитель директора В.Г. Сидоров.
Это документ для передачи от продавца к клиенту, который требуется, чтобы зафиксировать завершение очередной хозяйственной операции. Его так называют, потому что в нем объединяется функционал и важные поля нескольких файлов — СФ и первички.
Главная цель — сократить и ускорить документооборот, избежать ошибок и ненужных задержек времени. Теперь входит в стандартный комплект данных для успешного завершения сделки. Его допускается использовать для целей налогообложения, что значительно упрощает процесс.
Заполнение всех или отдельных подписей в УПД — серьезная часть сделки. Этим бланком подтверждается, что все оформлено корректно, стороны с этим согласны, а бумага заполнена верно. Следует заранее уточнить, кто и где должен расписываться.
Как правильно подписывать документы
Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.
- Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
- Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
- А если подписываться должны сразу несколько лиц?
Подпись по доверенности
Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.
Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.
Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.
Оформление подписи в документах
Внимание
Данный реквизит является своего рода паспортом на бумаге для каждого гражданина. Существует такая точка зрения, что в настоящей подписи, оформленной по всем правилам, должна присутствовать первая буква имени и три последующих должны относиться к фамилии – так сказано в теории. Однако на практике подобное положение не находит своего применения.
Важно
Многие граждане государства руководствуются тем, что завуалированную подпись подделать значительно сложнее. В связи с этим, должностные лица, особенно занимающие руководящие должности, стараются использовать как можно больше завитушек и округлых линий. Обращая внимание на проблему подделок подписи, многие забывают о том, что расшифровать подобные «шедевры» ещё сложнее.
Расшифровка подписи документа представляет собой полное раскрытие инициалов.
Любая бумага становится официальным документом после того, как на ней появляется подпись. Этот реквизит имеет огромное значение в делопроизводстве и отчетности. Подпись может быть собственноручной и электронной, к ней применяются разные требования.
Казалось бы, в чем состоит сложность просто подписать документ? Если речь идет о типографском бланке какого-то отчета, так там вообще есть специальное поле для подписи.
Но нюансов на самом деле очень много, и реквизит «Подпись» требует серьезного и внимательного подхода. Ведь при неправильном применении могут возникнуть тяжелые юридические последствия.
Разберемся, как же правильно подписывать различные официальные документы.
Обратите внимание, что для проставления подписи от текста нужно отступить 3 межстрочных интервала. Поскольку полномочия разных должностных лиц на подписание тех или иных документов отличаются, перед подписью принято указывать должность того, кто ее поставил.
- приказами;
- положениями;
- инструкциями.
Иногда автографов может быть несколько, тогда они располагаются одна под другой в соответствии с иерархией лиц, которые их поставили.
Интервал между такими автографами обычно составляет одну строчку. Если, например, договор или акт сверки подписывают должностные лица двух организаций, то их автографы со всеми сопутствующими данными располагаются на одной строчке по разным краям бланка. При этом сам автограф располагается на строчку ниже наименования должности вместе с расшифровкой.
Очень важно помнить, что подписывать нужно именно текст, поэтому отрывать его заверение от основного документа и располагать этот реквизит на отдельном листе категорически нельзя.