Как составить рекомендательное письмо и стоит ли доверять отзывам о кандидате

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить рекомендательное письмо и стоит ли доверять отзывам о кандидате». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В рекомендательном письме описываются профессиональные навыки сотрудника, коммуникабельность, способность к обучению новым навыкам, профессиональные достижения и другая информация подобного характера, которая может быть интересна будущему работодателю.

Если нынешний работодатель хочет выделить какие-то личностные качества сотрудника, то указывать необходимо только те, которые могут заинтересовать потенциального работодателя: стрессоустойчивость, инициативность, мобильность, внимательность и др.

Качественная, положительная рекомендация – это хороший шанс для сотрудника получить желаемую должность в более или менее короткий промежуток времени. Более того, написанная рекомендация может послужить подстраховкой: не всегда удачное собеседование является гарантией приема на работу, а наличие документа, в котором описаны положительные профессиональные и личностные качества сотрудника, может сыграть решающую роль в выборе компанией наиболее подходящего кандидата.

Для каких целей требуется рекомендательное письмо

В последние годы все чаще дополнительно к резюме работодатели просят у кандидатов на вакантное место рекомендации с предыдущего места работы. Качественно составленное рекомендательное письмо от бывшего руководителя создаст дополнительный вес сотруднику в глазах нового руководителя и поможет выгодно отличиться среди кандидатов.

Чаще всего документ, характеризующий сотрудника, требуется при трудоустройстве в солидные компании. Иногда кандидата без резюме и без рекомендации там вовсе не рассматривают. Здесь мнение предыдущего руководителя о профессиональных способностях становится одним из решающих в карьере человека. Часто документ выдают при увольнении или позже, если человек попросит его предоставить.

Такие рекомендации необходимы в разных жизненных ситуациях. Случаи, в которых они пригодятся:

• при приеме на новое рабочее место в другую организацию;
• при переходе на вышестоящую должность внутри предприятия;
• для предоставления в банки при получении заемных средств;
• в государственные органы — соцзащиту, органы опеки и попечительства, полицию и др.

Рекомендательные письма популярны и в бизнесе. Когда одна организация планирует начать сотрудничать с другой, ей необходимо узнать сведения о надежности и стабильности потенциального партнера, деловую репутацию ее руководства.

Например, при поставке дорогостоящего оборудования неким организациям необходимо знать, насколько стабильно и своевременно они рассчитываются, обладают ли достаточной платежеспособностью и т. д. Для этого компании обращаются к другим фирмам с просьбой написать рекомендательное письмо для организации, с которой планируют заключать контракт. Этот документ представляет собой отзыв о сотрудничестве с бизнес-партнером, оценку его имиджа и конкурентоспособности.

Как написать рекомендацию

Когда согласие получено, приступаем к составлению отзыва. Оформлять его допустимо на листке А4, но желательно на фирменном бланке компании. Обязательных требований закон не оговаривает. Но по общепринятым правилам документооборота известно, как написать рекомендации сотруднику, — в свободной форме, но в деловом стиле.

Вот стандартная структура рекомендательного письма:

1. В шапке указывают данные о предприятии (наименование, адрес, реквизиты).
2. Посередине — наименование документа.
3. Затем дата составления и город.
4. Основная часть — отзыв о сотруднике.
5. Внизу пишут, что рекомендуют (или нет) на определенную должность.
6. Затем указывают, по какому телефону есть возможность уточнить детали.
7. Внизу указывается должность составителя, подпись и ставится печать организации.

Целью отзыва является характеристика человека как профессионала в своем деле. Документ пишут кратко и лаконично. Указывать следует лишь объективные сведения о конкретном сотруднике, чтобы они уместились на одной странице.

Структура рекомендательного письма от работодателя

Письмо-рекомендация считается официальным документом, поэтому составлять его нужно в соответствии с определенными нормами. Обязательные пункты письма:

• Наименование документа и заголовок.

• Смысловая часть.

• Подпись.

• Дата.

Печать организации-отправителя является необязательным атрибутом.

Желательно придерживаться следующих советов при оформлении письма:

• Первый абзац смыслового блока стоит посвятить личному отношению автора к сотруднику и нюансам знакомства с ним. Если письмо составляется непосредственным начальником, следует указать стаж работы рекомендуемого человека в организации, перечислить должностные обязанности работника и проекты, в которых он участвовал. Также здесь оценивается эффективность сотрудника и достигнутые им результаты. Завершается абзац общим итогом написанного и сформулированным мнением автора относительно данного специалиста.

• Во втором абзаце описательной части следует подробно охарактеризовать человека с точки зрения его профессионализма, оценив его способность выполнять поставленные задачи, умение работать в команде, проявление при этом положительных и негативных качеств.

• Затем подробно освещаются особенности характера и поведения соискателя. Описывается личное впечатление бывшего руководителя о сотруднике, полученное в результате длительного общения с ним, а также впечатление, которое произвел человек на других членов коллектива. В завершение смысловой части следует сделать краткое резюме на основе сказанного: соответствует ли данный сотрудник выбранной им должности на новом месте или нет. Если есть оговорки по этому поводу, их стоит обязательно указать. Необходимо писать о человеке, ничего не приукрашивая и не скрывая важных деталей, так как автор рекомендации в каком-то смысле ответственен за данного человека, представляя его будущему работодателю.

• Завершается письмо контактными данными руководителя.

Примерный «план» данной официальной бумаги следующий:

• Заголовок. Здесь, естественно, пишем «рекомендательное письмо» или, в крайнем случае, просто «Рекомендация».
• Непосредственно обращение. Данный пункт следует пропустить, если бумага выдается «на все случаи жизни». Если же она предназначена определенному работодателю, то нужна соответствующая фраза. Вроде, «Господину Петрову В.А».
• Информация о соискателе. Здесь указываются конкретные данные о сотруднике – «Господин Пучков Вадим Петрович работал в ООО «Единорог» в должности менеджера по продажам с декабря 2009 года по февраль 2015 года».
• Обязанности сотрудника, его личные качества и достижения, прочее, что может оказаться полезным при трудоустройстве.
• Причины увольнения. Данный пункт совсем не обязательный, но в случае, когда работник был вынужден уволиться по непредвиденным обстоятельствам (например, в связи с переездом в другой город), причины можно указать.
• И самое важное – рекомендация. Ради этого пункта документ и пишется. Рекомендовать сотрудника можно разными способами. Например: «Деловые качества Пучкова В.П. и его профессионализм позволяют порекомендовать его на аналогичную или иную (более высокую) должность».
• Информация о составителе письма. Здесь указываются личные данные рекомендателя – его ФИО, «контакты», должность и, конечно, дата составления бумаги. Например, «Генеральный директор ООО «Единорог» Васин Петр Алексеевич. 16 февраля 2015. Тел. (333) 333 33 33». Также должен присутствовать исходящий номер документа.

Образец рекомендательного письма

Рекомендательное письмо имеет один и тот же основной формат, независимо от того, пишете ли вы его для работы, стажировки, поступления в колледж или для участия в волонтерской деятельности. Следуя шаблону, вы сможете не забыть включить в письмо все разделы, на которые обращает внимание менеджер по найму или приемная комиссия. Прежде чем написать письмо, убедитесь, что вы понимаете, на какую должность претендует человек и какие навыки подходят для этой роли.

Вот шаблон рекомендательного письма, на который вы можете ссылаться:

[Ваше имя]
[Ваш адрес]
[Ваша контактная информация]

[Дата]

[имя получателя]
[должность получателя]
[Название компании]
[адрес компании]

Уважаемый [получатель],

С удовольствием рекомендую [соискателя] на [должность или возможность].

Я — [ваше имя], и я занимаю [ваша должность] в [вашей компании или учреждении]. Я знаю [соискателя] в течение [количество лет] лет, и я достаточно хорошо знаю [местоимение соискателя]. За время нашего совместного [что вы делали с заявителем] общения [местоимение заявителя] показал мне, каким [прилагательное] человеком является [местоимение заявителя].

Пока я [что вы делали с заявителем] с [заявителем], я узнал [местоимение заявителя] сильные стороны, таланты и навыки. Я был особенно впечатлен способностями [местоимение кандидата] к [навыки]. [Объясните, почему навык был замечен]. Способность [заявителя] к [сила, талант или умение] — это то, что я буду помнить всегда.

[Вставьте пример или историю о каждой упомянутой сильной стороне, таланте или навыке].

Когда я узнал, что [заявитель] подал заявление на [должность или возможность], я сразу же поддержал решение [местоимение заявителя]. Я считаю, что [местоимение кандидата] обладает достаточным опытом и знаниями, чтобы [местоимение кандидата] идеально подходило для этой работы.

Если у вас есть какие-либо вопросы о способностях или опыте работы [кандидата] со мной, пожалуйста, свяжитесь со мной. Я буду рад обсудить, почему я могу с уверенностью сказать, что [местоимение кандидата] будет хорошим выбором для этой [компании или учреждения].

Искренне,

[Ваше имя и должность]

Скачать шаблон рекомендательного письма
Чтобы загрузить шаблон в Google Docs, перейдите в раздел Файл > Открыть > и выберите нужный загруженный файл.

Чего не следует писать в рекомендациях

Несмотря на то, что составление рекомендации полностью отдано на откуп работодателя, при её написании следует придерживаться определенных правил и избегать некоторых вещей.

В частности, нужно стараться не давать негативных, ничем не подкрепленных отзывов (т.е. писать такие, конечно, не возбраняется, но только, если тому есть доказательства и подтверждения, например, письменные свидетельства о дисциплинарных взысканиях и т.п.), но тут же следует иметь ввиду, что такой документ вряд ли будет когда-либо применён по назначению.

В рекомендацию не следует вносить недостоверную, непроверенную или заведомо ложную информацию – при вскрытии таковых фактов пострадает репутация не только того, кому выдан документ, но и того, кто его выдал.

Рекомендации по написанию характеристики

Что указать в отрицательном отзыве на работника

Чтобы грамотно написать характеристику, можно руководствоваться следующей информацией, если в документе указываются положительные аспекты:

1. Работник может и настроен на выполнении значительных объемов работы, то есть обладает творческим потенциалом, энергией, которую готов отдать на производственные надобности.
2. Присутствие сотрудника буквально на всех рапортах, совещаниях и иных собраниях. То есть безукоризненная производственная дисциплина соблюдается.
3. Работник находит время на ознакомление со всей поступающей на предприятие корреспонденцией.
4. Человек желает работать и отдавать свой энергетический потенциал предприятию и, таким образом, добивается успеха среди работников данной сферы, и, безусловно, это заметно для начальствующего состава.

В отрицательном отзыве на работника можно указывать следующие факторы:

• даже при работе, требующей разработки документации, у сотрудника результат оставляет желать лучшего;
• множество задач, требующих оперативного и планового решения, сотрудник в своей трудовой деятельности игнорирует и просто-напросто не обращает на них внимание;
• исполнению важных стратегических задач создает препятствие отсутствие опыта в профессиональной сфере;
• для того чтобы правильно понять и повысить достижения в производстве, существует необходимость вникнуть в производственные сложности, но на данный момент этого не происходит.

Рекомендательное письмо… себе и людям

Очередной вид делового письма, написание которого представляет определенную сложность, – рекомендательное. Вроде бы и человек, которому посвящается рекомендация, прекрасный, и работник он незаменимый, однако облечь свое отношение к нему в вербальную форму с деловым акцентом совсем не просто.

Вы узнаете, о чем писать и где взять необходимую информацию, формулировки. Вы поймете секреты создания рекомендательного письма, которое произведет нужное впечатление на потенциального работодателя. Как всегда, вас ожидает несколько примеров полностью оформленных документов.

Тесты и прочие вступительные испытания – это, несомненно, важные составляющие процесса выбора будущего работника, но рекомендации производят особенное впечатление.

Поэтому, если вы увольняетесь спокойно и без скандала, оставляя о себе положительные воспоминания, не поленитесь постараться ради себя и уйти из компании с рекомендательным письмом.

В первую очередь определимся, для чего вообще нам нужно написать рекомендательное письмо? Как правило, оно требуется кандидату на вакансию при собеседовании с будущим руководителем, с кадровиком, который проводит собеседование. Тесты и прочие вступительные испытания – это, несомненно, важные составляющие процесса отбора будущего работника, но рекомендации производят особенное впечатление.

Как правильно написать рекомендательное письмо

Напомним тот факт, что рекомендательное письмо составляется на прежнем месте работы или учебы, и стандартного образца при его написании не существует. Но если рассматривать вопрос в общих чертах, то образец рекомендательного письма будет иметь вот такую структуру:

• Заполняем правый верхний угол: здесь указывается ФИО работодателя и учреждение, где хотим получить желаемую вакансию, или прописываем фразу «для предъявления по месту требования», если гражданин находится в поиске работы.
• Посередине в верхней части листа (чуть ниже правого блока) пишем название «Рекомендательное письмо».
• Следующий блок – основной текст письма, и выглядеть он может приблизительно так: «Я, Савельев Иван Петрович, в период с 20 апреля 2013 года по 15 марта 2015 года являлся непосредственным руководителем Павкина Олега Ивановича. В данный период Павкин О.И. состоял на должности главного бухгалтера финансового отдела. В его должностные обязанности входило: начисление заработной платы сотрудникам, составление годовой финансовой отчетности. Занимая указанную должность, Павкин О.И. неоднократно направлялся на курсы повышения квалификации, семинары с целью ознакомления с новшествами в налоговом законодательстве. С учебой справился на «отлично», овладев необходимыми для работы навыками. За период работы в ООО «Бизнеспроект», неоднократно поощрялся грамотами и премиями за высокие результаты трудовой деятельности. Проявил себя с положительной стороны, не конфликтный, общительный, доброжелательный с коллегами. Имеет ряд достижений, таких как: «Лучший бухгалтер отдела».
• После основной части рекомендательного письма отводится место для указания причин, по которым соискатель покинул предыдущее место работы.
• Последний блок предназначен для того, чтобы работодатель с прежнего места работы дал субъективную оценку профессиональных качеств бывшего сотрудника. Здесь выражается мнение о том, как работал соискатель, какие качества проявлял и предоставляется другая полезная информация. Конец письма составляется по такому принципу: « Опираясь на вышеизложенные факты, и оценивая лично профессиональные качества Павкина О. И, отмечаем его готовность к исполнению аналогичных обязанностей на новом месте работы по причине его полного соответствия ранее занимаемой должности. Желаем Павкину О.И. успехов и продвижения по карьерной лестнице, совершенствования в выбранном направлении и профессионального роста».
• Весь текст рекомендательного письма должен быть заверен подписью должностного лица, который его составлял. Также ставится дата его написания.

Как правильно составить?

К процессу написания рекомендаций можно подойти творчески. Не нужно употреблять дежурные фразы — надёжный, исполнительный и прочее, такое письмо не произведёт нужного впечатления.

Лучше просто перечислить достижения, например:

• увеличил продажи на столько‑то;
• успешно провёл переговоры, в результате чего был заключён выгодный контракт;
• участвовал в проекте…;
• выиграл 80% судебных дел и т.д.

В письмо нужно включить:

• период работы;
• должность претендента;
• его конкретные обязанности (нужно дать представление о профессиональном уровне);
• достижения и навыки.

Правила составления документа

Чтобы достичь желаемого результата, необходимо заранее знать, как написать рекомендательное письмо.

Для начала стоит запомнить, что нужно всячески избегать банальных выражений и стандартных фраз. Чем больше их будет в тексте, тем меньше тот, кому адресовано это послание, поверит в суть написанного. Не надо также без причины использовать много хвалебных эпитетов. Понятно, что любой работник или целая компания не идеальны. У них есть свои отрицательные и положительные стороны. О проблемах, естественно, упоминать не стоит, а вот достоинства надо мягко подчеркнуть. Лучше, если это будет сделано на конкретном примере. Тогда все сказанное не вызовет никакого сомнения. Не стоит также писать длинные тексты. Достаточно будет и тысячи слов, чтобы выразить свое отношение к кандидату. Структура такого письма предельно проста. Условно его можно разделить на три части:

1. Вводная. В ней сначала рекомендатель представляет самого себя. Здесь достаточно будет самых минимальных данных. Затем он должен подробно рассказать о рекомендуемом (Ф.И.О., кем и как долго работает).
2. Основная. В этой части следует указать все навыки и достоинства рекомендуемого, а также на примере показать, чего он достиг за время работы на данном предприятии. В случае с юридическим лицом можно описать этапы его роста.
3. Окончание. В заключительной части рекомендатель должен высказать свое мнение и объяснить, почему он считает, что данный сотрудник (или организация) является идеальным претендентом.

Всю информацию лучше излагать своими словами. В противном случае кандидата могут дисквалифицировать, заподозрив подлог.

Из чего состоит рекомендательное письмо

В настоящее время подобный документ не является достаточно распространенным в практике деловой переписки между фирмами или государственными структурами, чтобы утверждать о том, что существуют некоторые стандарты его составления.

Из всех документов наряду с резюме рекомендательное письмо можно отнести к наиболее творческим по своему характеру, поэтому составлять его желательно в условиях достаточного количества времени, а не на скорую руку.

К тому же немаловажен психологический настрой – чем лучше будет продуман и прочувствован текст, чем больше он будет отражать реальные достижения работника, тем больше пользы может дать ему.

Составляется оно изначально как позитивный отзыв расширенно характера, который посвящен:

• сотруднику (в большинстве случаев);
• всей организации или ее отделу.

Состоит рекомендательное письмо (его еще нередко называют сопроводительным) из следующих разделов:

1. Шапка, в которой указывается полное наименование организации, ее реквизиты, контакты, а также (при наличии) ее логотип – чаще всего компании имеют фирменные бланки, на которых печатается вся официальная корреспонденция, в том числе и рекомендательные письма сотрудникам по установленным образцам.
2. Фамилия, имя, отчество, контактные данные и должность лица, которому дана рекомендация.
3. Вводная часть, где указывается, в какой период времени и на какой должности работал сотрудник в компании (приводятся ссылки на соответствующие внутренние нормативные документы – приказы).

ПРИМЕР. Лагутина Анжелика Викторовна работала в компании ООО «Алди» в течение 4 лет (в период с мая 212 по ноябрь 2016 года).

Изначально была утверждена в должности менеджера по продажам, затем в сентябре 2015 года была переведена в должность заместителя руководителя отдела продаж в связи с добросовестным исполнением своих обязанностей, постоянным обеспечением выполнения плана продаж (приказ №АБВ-32 от 05.09.2015 г.).

1. Сведения о лице или фирме, отделу, которому дается рекомендация. Применительно к сотруднику здесь приводятся данные личного характера (образование, опыт работы, квалификация, качества личностные и профессиональные, которые позволили ему добиться конкретных успехов). Также описываются должностные обязанности работника, в каких проектах он участвовал, в том числе по личной инициативе.

ПРИМЕР.

За все время работы сотрудник показал себя исключительно с хорошей стороны.

Лагутина отвечала в отделе продаж за выполнение целевых показателей продаж за установленные внутренним регламентом периоды времени: месяц, квартал и год.

Даже во время непростой экономической ситуации в сегменте сотрудник продемонстрировал себя как эффективный менеджер, сумевший найти правильные решения в нестандартных ситуациях.

За время ее работы план продаж постоянно перевыполнялся в среднем на 25%, в чем руководство отдела и фирмы видит, прежде всего, личную заслугу сотрудника. Лагутина продемонстрировала свою способность точно выполнять внутренние нормативы и регламенты. Фактов опоздания, нарушения трудовой дисциплины не зафиксировано.

Лагутина имеет высшее профессиональное образование по специальности «менеджмент организаций (2008 год), принимала участие во многих семинарах по повышению уровня продаж в рамках нашей компании, о чем имеет соответствующие сертификаты.

Владеет английский языком на уровне Intermediate, поэтому в августе 2014 года была командирована представлять нашу компанию на встрече с зарубежными (канадскими и финскими) поставщиками, о чем также имеет соответствующие подтверждающие документы.

1. Причины увольнения с должности. Как правило, компания охотно дает рекомендации сотруднику, если его увольнение связано с исключительно неблагоприятными экономическими обстоятельствами: банкротство фирмы, оптимизация штата. В иных случаях, особенно когда сотрудник уходит к конкурирующей компании, просьба о составлении рекомендательного письма сотруднику даже при наличии у него готового образца, который нужно просто заполнить, может быть отклонена.

ПРИМЕР

Сотрудник Лагутина увольняется в связи с сокращением штата. Решение об оптимизации кадрового состава было принято на высшем уровне компании, поэтому в данный момент не представляется возможным пересмотреть его. В связи с этим компания вынуждена расстаться с некоторыми работниками, в том числе с Лагутиной.

Следует понимать, что по трудовому законодательству работодатель не обязан составлять подобные документы. К тому же, чтобы вызвать доверие будущего работодателя, сотруднику лучше указать некоторые объективные причины увольнения:

• переезд в другой город/новое место в городе в связи с личными обстоятельствами;
• утрата интереса к работе в связи с тем, что длительное время функциональные обязанности не меняются, а перспективы карьерного роста фактически отсутствуют;
• невозможность продолжения работы в связи с изменением кадровой, экономической политики компании, из-за которой сотрудник не может выполнять прежнюю работу и т.п.

1. В заключительной части рекомендации следует указать непосредственно рекомендации, которые касаются личных и деловых качеств сотрудника. Лучше всего прямо ответить на вопрос, почему по мнению уполномоченных представителей компании работник подходит именно на ту должность, на которую он претендует в данный момент.

ПРИМЕР

Рекомендуем Лагутину А.В. на должность менеджера продаж компании «Благодар» и просим с особым вниманием отнестись к ее кандидатуре. На наш взгляд, она обладает рядом конкурентных преимуществ, которые позволяют ей выгодно отличиться на фоне большинства прочих кандидатов.

1. Наконец, в комплементарной части письма работодатель может по своему желанию указать, насколько он признателен работнику за то старание и конкретные результаты, которых он добился за все время сотрудничества.

В конце письма, как обычно, указывается контактная информация организации и лица, составлявшего и подписавшего документ, ставится дата, печать и подпись.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ.

Наличие контактной информации в письме – это принципиальное требование, поскольку без указания сведений об организации к письму почти всегда возникает обоснованное недоверие: данные компании недобросовестный работник мог подделать, а текст написать самостоятельно.

Отзыв рекомендация в ФСБ – образец

Его составляют в виде краткой биографии:

1. Сведения об образовании.
2. Трудовая история.
3. Семейное положение и ближайшие родственники.
4. Военная служба.
5. Отсутствие/наличие судимости.
6. То же – о ближайших родственниках.
7. Пребывание в иностранных государствах.
8. Близкие родственники за границей.
9. Наличие/отсутствие травм, операций, психических и хронических заболеваний.
10. Предпочитаемые виды спорта и достижения в них.
11. Уровень компьютерной грамотности.
12. Наличие водительских прав.
13. Незначительные вредные привычки.
14. Особенности характера.

Следует учесть: подаваемая информация в эту инстанцию требует точности в цифрах: нужно указывать даты рождения и смерти, образование и род деятельности всех названных в документе людей, сроки работы или учебы на всех предприятиях и учреждениях, причины увольнения или судимости и так далее.

Кто дает рекомендацию

Рекомендательное письмо всегда пишется от имени предыдущего работодателя.

Причём непосредственно составлением документа обычно занимается бывший непосредственный руководитель, например, начальник структурного подразделения, отдела, цеха, участка.

Иногда формирование рекомендаций ложится на плечи специалиста по кадрам, секретаря организации или самого директора (в небольших фирмах). В любом случае это должен быть тот, кто хорошо знаком с человеком, нуждающимся в рекомендации, или, по крайней мере, настолько, чтобы дать максимально объективную, адекватную и справедливую характеристику.

Если рекомендацию пишет рядовой работник предприятия, подписана она должна быть сотрудником, стоящим на более высокой позиции – только при соблюдении этого условия рекомендация будет обладать достаточным весом и солидностью в глазах того, для кого она предназначена.

Похожие записи:

• Красный диплом сколько четверок допускается 2023 в магистратуре
• Губернаторские выплаты в краснодарском крае 2023 году
• ИСПЫТАНИЯ ЛЕСТНИЦ И СТРЕМЯНОК В РБ 2023